Een vergaderruimte inrichten kan lastig zijn: je vraagt je af hoeveel mensen in de ruimte passen, welk meubilair nu past bij jou en hoe je het een comfortabele en inspirerende ruimte maakt. Gelukkig hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden. Wij helpen je een handje door je belangrijkste vragen te beantwoorden!
Een vergaderruimte inrichten: hoe pak je ‘t aan?
Ga niet direct meubels bestellen om je vergaderruimte in te richten, maar doe eerst een stap terug. Inventariseer hoe je de ruimte gebruikt, wat je collega’s prettig vinden en hoe je het zo’n productief mogelijke ruimte maakt.
Inventariseer wat je er doet
Vergaderruimtes worden op verschillende manieren gebruikt. Denk aan:
- Strategische sessies
- Brainstormessies
- Vergadersessies
- Presentaties
Je kiest je meubilair uit op wat je er het meeste doet. Houd je veel brainstorm- en strategische sessies? Kies dan voor meubilair dat je gemakkelijk kan verplaatsen, om zo een opstelling te maken die bij de setting past.
Vergader je er vooral? Dan is een vaste tafel prima. Houd je veel presentaties? Dan wil je misschien liever een U-vorm vergadertafel zodat iedereen de presentator goed kan zien.
Je activiteit bepaalt ook de technologie die je in de ruimte nodig hebt.
- Een webcam opstelling bij veel videomeetings
- Een tv-scherm voor presentaties en uitleg
- Een whiteboard voor brainstormsessies
- Een kast voor papieren, post-its en meer die je gebruikt bij brainstormsessies
Hoe groot moet jouw vergaderruimte zijn?
In de NEN 1824 is vastgesteld hoeveel m² je per persoon nodig hebt in een vergaderruimte: 2 m² per persoon. Als je de ruimte nog gaat bouwen, kun je dit precies uitrekenen. Heb je een bestaande ruimte? Dan reken je terug.
Vergadermeubilair kiezen
Welk vergadermeubilair je kiest, hangt ook samen met wat je doet in de ruimte. De keuze is dan ook reuze.
Vergadertafel
Ovale vergadertafel
De ovale vergadertafel is populair voor vergaderruimtes doordat het voor een luxe uitstraling zorgt. Let op: door de afgeronde uiteindes heb je wat minder zitruimte.
Vierkante/rechthoekige vergadertafel
De meest gangbare vergadertafel is de rechthoekige of vierkante. Bij deze tafels kun je maximaal gebruik maken van alle beschikbare ruimte.
Ronde vergadertafel
De ronde vergadertafel is ideaal voor kleine vergaderruimtes en intieme vergader set-ups. Hierbij zit iedereen namelijk even ver bij elkaar vandaan, waardoor je gemakkelijk een vloeiend gesprek voert.
Verrijdbare vergadertafel
De verrijdbare vergadertafel is ideaal voor ruimtes waar veel gebrainstormd wordt. Hierbij moet de opstelling vaak veranderd worden en met wielen doe je dat in een handomdraai.
Klaptafel
Voor vergaderzalen of brainstormruimtes waar de opstelling snel aangepast moet worden, zijn klaptafels helemaal ideaal. Soms heb je een lege ruimte nodig: deze tafels klap je op en zet je weg.
Hoge vergadertafel
Wil je graag informeel vergaderen? Dan is een hoge vergadertafel met barkrukken een goede optie. Een plek waar iedereen even langs kan lopen. Ook handig als je staand wilt vergaderen.
Zo groot moet je vergadertafel zijn
Vaak krijgen wij de vraag: hoe groot moet mijn vergadertafel zijn? Nou, dat bereken je als volgt. Om mensen comfortabel te laten zitten, houd je een ruimte van 60 centimeter per persoon aan. Dit zijn de berekeningen die je erop loslaat.
- Rechthoekige en ovale tafels: 60 cm x aantal personen / 2
- Ronde vergadertafels: 60 cm x aantal personen / π (pi = 3,14)
- Vierkante vergadertafel: 60 cm x aantal personen / 4
Vergaderstoelen
Vergaderstoelen zijn er in allerlei stofferingen, ontwerpen en onderstellen. Je kunt voor luxe fluwelen vergaderstoelen kiezen, maar ook voor strakke leren modellen of simpele kunststof stoelen. Net wat bij jouw interieur past. De grote keuze die je moet maken, is of je vergaderstoelen met of zonder wielen wilt.
Bekijk alle vergaderstoelen
Vergaderstoelen met wielen
- Handig voor brainstormsessies
- Gemakkelijk bij presentaties
Hierbij verrijd je namelijk gemakkelijk je stoel om het beter te zien of bijvoorbeeld om deze aan de kant te zetten.
Vergaderstoelen zonder wielen
- Rust tijdens intense vergaderingen
- Ziet er netter uit als de ruimte niet wordt gebruikt
We kennen allemaal wel een collega die niet stil kan zitten. Bij lange vergaderingen leidt dit enorm af. Daarbij ogen stoelen met wielen en een draaibare zitting vaak wat rommeliger als er niemand op zit. De zitting staat dan vaak gedraaid op de poot.
Zo maak je een inspirerende vergaderruimte
De vergadertafel en –stoelen vormen de basis voor elke vergaderruimte, maar met alleen dit meubilair is het een kale bedoening. Dus hoe maak je van een simpele vergaderruimte een inspirerende ruimte?
Akoestische lampen
Als je ergens moe van wordt, is het wel van constante echo in je vergaderruimte. Akoestische lampen dempen het geluid en zien er ook nog eens heel gaaf uit. Ze hebben modernistische vormen en geven je vergaderruimte een luxe uiterlijk. Ook gaaf: akoestische wandlampen.
Bekijk akoestische hanglampen
Akoestische wandpanelen
De houten wandpanelen met een vilten ondergrond zijn een stijlvolle oplossing om je wanden mee te bekleden. De houtlook geeft de ruimte warmte en het oogt chic. Daarbij verbeteren de wandpanelen ook je akoestiek, doordat ze geluidsgolven onderbreken en het vilt absorbeert ook wat geluid.
Bekijk akoestische wandpanelen
Akoestische plafondpanelen
Heb je hoge plafonds in je vergaderruimte? Dan is het slim om plafondpanelen op te hangen. Deze vangen geluid op en zorgen voor een betere akoestiek.
Modulaire kast
Wat een passende manier is om je vergaderruimte die luxe uitstraling te geven, is om je beeldscherm op te hangen in een maatwerk modulaire kast. Wat het nog strakker maakt, is om je vergadertafel te verbinden aan de modulaire kast.
Zoals je hieronder bij onze klant TrafficSupply ziet. In de kast zet je leuke accessoires en onder in de kast heb je opbergruimte. Beter kan niet!
Interessant kleurontwerp
Een inspirerende vergaderruimte ontstaat niet als alles wit is. Kies voor kleuren die warmte en sfeer uitstralen of die jouw huiskleuren uitdragen. Zo zorg je ervoor dat de ruimte indruk maakt op mensen en het vergroot de kans dat ze terugdenken aan jouw bedrijf.
Kleine vergaderruimte of grote vergaderruimte
Waarin is het inrichten van een kleine vergaderruimte anders dan een grote vergaderruimte? Bij een kleine vergaderruimte kun je maximaal een vergadertafel, stoelen en mogelijk een modulaire kast inbouwen. Vaak heb je voor een kleine vergaderruimte geen akoestische materialen nodig.
Voor een grote vergaderruimte zijn akoestische materialen wél prettig en kun je ook verder aankleden met plantenbakken, lage opbergkasten en extra accessoires als staande lampen bijvoorbeeld.
Vergaderzaal inrichten pak je anders aan
Een vergaderzaal is vaak een stuk groter dan een gemiddelde vergaderruimte. Ook gebruik je deze voor hele grote groepen en presentaties. Wij adviseren om hierbij voor verrijdbare klaptafels te kiezen die je gemakkelijk van opstelling verandert en lichte vergaderstoelen, zodat je ze makkelijk oppakt. Wil je wel een vaste opstelling? Ga dan voor een U- of V-vorm tafel. Hierbij zijn presentatoren beter te zien dan bij een rechte vergadertafel.
Deze klanten gingen je voor
House of Tenders
House of Tenders betrok een prachtig pand uit 1700 in Utrecht. Met alles erop en eraan. Alleen hadden ze nog vergadermeubilair nodig en het moest er met twee weken staan. Lees hier hoe wij dit voor House of Tenders regelden.
Lees de klantcase!
Vragen over vergaderruimte inrichting?
Weet je niet zeker hoe je de inrichting van jouw vergaderruimte het beste kunt aanpassen? Neem dan contact met ons op via [email protected], bel naar 0344-647052 of vul onderstaand formulier in. Wij denken graag met je mee!