Kantoormeubelen voor grote bedrijven inkopen, is een fikse uitdaging. Bij 250 of meer werkplekken is het een fikse toer om alles op tijd, in de juiste volgorde, in goede staat en voor de juiste prijs geleverd en gemonteerd te krijgen. Daarom geven wij acht tips over hoe je dit tóch elke keer weer voor elkaar krijgt.
Ga direct naar
- Kantoormeubelen voor grote bedrijven: wat maakt het inkopen complex?
- Nieuwe kantoorinrichting? Begin met een onafhankelijk ontwerp
- In 7 stappen een succesvolle projectinrichting opleveren
- Zo ondersteunen wij bij kantoorinrichtingen
- Kantoormeubelpartner buiten kantoorinrichtingen om
- Kantoormeubilair leasen: de opties
- Daarom kies je voor Outlet Kantoormeubels
- Vraag naar de mogelijkheden
Kantoormeubelen voor grote bedrijven: wat maakt het inkopen complex?
Als facilitairmanager, inkoper of projectmanager sta je voor verschillende uitdagingen als je nieuw kantoormeubilair gaat inkopen.
- Groot aanbesteding- of inkooptraject waarbij offertes niet altijd goed vergelijkbaar zijn
- Continuïteit is veel belangrijker: elk meubelstuk moet je kunnen nabestellen
- Door omvang krijg je meerdere leveringen die goed op elkaar moeten aansluiten
- Leverplanning is complex door meerdere leveranciers
- Collega’s moeten zo min mogelijk last hebben van de veranderingen
- Controleren of alles goed besteld is, is veel werk
- Bij eventuele problemen is het veel oploswerk
Werk je niet bij een groot bedrijf? Hier geven wij tips voor het realiseren van een kantoorinrichting voor het mkb.
Nieuwe kantoorinrichting? Begin met een onafhankelijk ontwerp
Bij een nieuwe kantoorinrichting worden de uitdagingen natuurlijk nog groter dan wanneer je alleen wat extra werkplekken bij bestelt. Dus hoe zorg je ervoor dat dit vlekkeloos verloopt voor jouw grote bedrijf?
Start met een interieurontwerp voor je kantoorinrichting
Wij adviseren iedereen – zowel mkb als grote bedrijven – om een interieurontwerp te laten maken. Dit heeft namelijk een aantal voordelen:
- Alle neuzen dezelfde kant op krijgen vóór je offertes opvraagt
- Kleur- en materiaalkeuze ligt vast
- Helder welk meubilair je nodig hebt en in welke aantallen
- Alle stroom- en datapunten direct ingetekend
- Geen verrassingen achteraf waardoor je moet verbouwen
- Helder welk kantoormeubilair waar komt te staan
- Grip op je budget: dat is vastgelegd samen met het ontwerp
- Toekomstbestendig plan voor je inrichting – geen ruimtegebrek na 5 jaar
Werk samen met onafhankelijke ontwerpbureaus
Wij raden aan om met ontwerpbureaus te werken die niet ook jouw kantoormeubilair leveren. Je bespaart altijd als je diverse offertes kunt opvragen en vergelijken. Daarbij kan je leveranciers met elkaar laten concurreren.
Wees bij een interieurontwerper ook alert op welk meubilair ze intekenen. Architecten kiezen vaak enkel voor A-merken terwijl er genoeg kwalitatieve alternatieven zijn die de helft goedkoper zijn.
Daarom maken wij geen interieurontwerp
Wij maken geen interieurontwerp om één simpele reden: wij zijn er niet goed in. Onze kracht ligt bij planning, logistiek, maatwerk, creatieve oplossingen en strakke montage. Daarnaast willen we dat jij onafhankelijk je leverancier kan kiezen, zodat je de beste prijs pakt op de offerte.
Hoe werken we dan wel bij Outlet Kantoormeubels? Wij koppelen onze klanten aan interieurontwerpers waar we goede ervaringen mee hebben. Jij ontwikkelt samen met hen het ontwerp en in de offertefase komen wij dan misschien weer terug. Maar je bent niet verplicht om ons mee te laten doen óf om voor ons te kiezen.
In 7 stappen een succesvolle projectinrichting opleveren
Is het interieurontwerp klaar? Dan begint de uitvoeringsfase. Juist in deze fase ontstaan de meeste vertragingen en extra kosten. Met onderstaande tips houd je grip op jouw kantoorproject.
Offertes vergelijken
Zorg dat je van je interieurontwerper een lijst krijgt met al het kantoormeubilair dat je nodig hebt. Dit lever je vervolgens aan bij alle leveranciers waarmee je zou willen samenwerken. Zo vergelijk je echt appels met appels.
Merk je dat bepaalde meubelstukken erg prijzig zijn? Vraag dan de leveranciers naar goedkopere alternatieven. Vaak zijn die er en is de kwaliteit niet veel minder – in onze ervaring soms zelfs beter. Zo haal je het onderste uit de kan wat betreft budget.
Maak alle keuzes vóór je gaat bestellen
Controleer voordat je bestellingen plaatst of alle keuzes definitief zijn. Denk aan kleuren, materialen, afmetingen en aantallen. Elke wijziging nadat de bestelling is geplaatst, kan zorgen voor extra kosten of langere levertijden. Wees ook niet bang om hierin streng op te treden intern: iemand moet grenzen stellen en het voortouw nemen om een succesvolle uitlevering te garanderen.
Kijk bovendien kritisch naar het gekozen meubilair. Past het binnen het budget? En zijn er vergelijkbare alternatieven als bepaalde producten te duur blijken? Door hier vooraf over na te denken, voorkom je verrassingen tijdens het project.
Maak een duidelijke leverplanning
Bij een groot kantoorproject worden meubels vaak op verschillende momenten geleverd. Maak daarom ruim van tevoren een leverplanning.
Leg daarin onder andere vast:
- Welke producten wanneer geleverd worden
- Welke leveranciers betrokken
- In welke volgorde je het meubilair op locatie wilt laten uitleveren
- Waar meubels tijdelijk opgeslagen kunnen worden als ze te vroeg arriveren
- Hoe je omgaat met eventuele uitloop van levertijden
Een goede planning voorkomt dat monteurs moeten wachten of producten onnodig worden verplaatst.
Denk vooraf na over de logistiek
Een levering is meer dan een vrachtwagen die voor de deur stopt. Denk vooraf na over de volledige logistiek.
Controleer bijvoorbeeld:
- Waar vrachtwagens kunnen parkeren
- Hoe je de inhoud van de vrachtwagen naar binnenkrijgt
- Via welke ingang geleverd wordt
- Op welke verdieping het meubilair moet komen
- Of liften beschikbaar zijn
- Of alle producten geleverd zijn voordat de montage start
Door dit vooraf af te stemmen, verloopt de montage veel efficiënter.
Stem alle betrokken partijen op elkaar af
Bij een kantoorproject werken vaak meerdere partijen samen, zoals elektriciens, interieurbouwers, loodgieters en ICT-installateurs.
Zorg dat duidelijk is:
- Wie waarvoor verantwoordelijk is
- Wie welke dag komt en in welke volgorde
- Wie het centrale aanspreekpunt is
- Welke werkzaamheden eerst uitgevoerd moeten worden
- Hoe wijzigingen met elkaar worden gecommuniceerd
Hoe minder schakels jij zelf hoeft aan te sturen, hoe kleiner de kans op misverstanden.
Bereid de uitlevering en montage goed voor
Maak vooraf een plattegrond waarop staat waar ieder meubel komt te staan. Zo hoeven monteurs tijdens de montage niet meer te zoeken of vragen te stellen.
Controleer daarnaast of:
- De ruimtes volledig gereed zijn
- De juiste producten op de juiste verdieping staan
- Verpakkingsmateriaal direct wordt afgevoerd
- De werkplekken na montage direct gebruikt kunnen worden
Een goede voorbereiding bespaart veel tijd op de dag van oplevering.
Vergeet de nazorg niet
Ook na de oplevering is het verstandig om een controleronde te doen.
Controleer bijvoorbeeld direct:
- Of alle meubels onbeschadigd zijn geleverd
- Of alles correct is gemonteerd
- Of elektrische producten goed functioneren
- Of alle bestelde producten aanwezig zijn
Vraag daarnaast vooraf hoe de leverancier omgaat met garantie, reparaties en naleveringen. Bij grote organisaties veranderen werkplekken regelmatig. Het is daarom prettig als meubels of onderdelen ook jaren later nog leverbaar zijn.
Zo ondersteunen wij bij kantoorinrichtingen
Wil je de uitvoering van jouw kantoorproject zoveel mogelijk uit handen geven? Dan kunnen wij van Outlet Kantoormeubels je ondersteunen vanaf het moment dat het interieurontwerp klaar is.
Wij verzorgen onder andere:
- Het inkopen van het kantoormeubilair
- Hergebruik mogelijkheden van je oude meubilair
- Het bewaken van het budget en meedenken over alternatieven
- De leverplanning en afstemming met leveranciers
- De logistieke planning en coördinatie van transport
- Uithuizing van je oude kantoormeubilair
- De uitlevering en montage op locatie
- De afstemming met monteurs en andere betrokken partijen
- Een controleronde na oplevering
- Nazorg, garantie en eventuele naleveringen
Je houdt tijdens het hele traject één vast aanspreekpunt. Daardoor hoef je niet zelf achter leveranciers, koeriers en monteurs aan te bellen en kun jij je richten op de andere onderdelen van het project.
Kantoormeubelpartner buiten kantoorinrichtingen om
Wij verzorgen regelmatig grote kantoorinrichtingsprojecten, maar meestal werken wij als huisleverancier. De service die we bij projectinrichtingen bieden, krijg je ook bij “gewone” bestellingen. Heb je twintig nieuwe werkplekken nodig? Ook dan verzorgen wij de leverplanning, logistiek, montage en nazorg. Eigenlijk exact dezelfde aanpak, maar op wat kleinere schaal. Scheelt jou weer werk.
Kantoormeubilair leasen: de opties
Bij ons kun je al je kantoormeubilair leasen, met een startbedrag van €3000 en een minimale looptijd van 24 maanden. Wij bieden financial lease, operational lease en sale en leaseback aan.
Bij financial lease ben je direct eigenaar en betaal je het bedrag maandelijks af. Bij operational lease en sale en leaseback wordt de leasemaatschappij eigenaar van je meubilair en betaal je huur. Zo komt het niet als investering op je balans te staan. Een aantrekkelijke optie voor grote bedrijven.
Lees hier meer over kantoormeubilair leasen.
Daarom kies je voor Outlet Kantoormeubels
- Van begin tot eind dezelfde contactpersoon
- Centraal aanspreekpunt voor meubelleveranciers
- Ruim 30 jaar ervaring in de kantoormeubelbranche
- Creatieve oplossingen voor maatwerk en refurbishing
- Kopen oud meubilair van je op en voeren het dan ook zelf af
- Verkopers met logistieke en montage-ervaring: denken makkelijk mee
- Verzorgen van zitinstructies en gebruiksuitleg als onderdeel van nazorg
Ontdek hier hoe De Rietdekker en Den Ouden onze diensten inzetten.
Vraag naar de mogelijkheden
Ben je benieuwd hoe een samenwerking met ons eruit zou zien? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via [email protected] of 0344-647052. Of vul het formulier hieronder in. We horen graag van je!